KAÇUV SOSYAL HİZMET BAŞVURUSU AYDINLATMA METNİ
Kanserli Çocuklara Umut Vakfı (“Vakıf”) olarak, sosyal hizmet başvurularınız kapsamında işlenen kişisel verilerinizin korunmasına ve güvenliğine büyük önem veriyoruz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla işbu Aydınlatma Metni ile sizleri bilgilendirmek isteriz.
1. İşlenen Kişisel Verileriniz, Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Vakıf tarafından yürütülen sosyal hizmet süreçlerine başvurmanız hâlinde, başvurunun niteliğine göre aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:
- Bakım Veren / Veli Bilgileri: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri, meslek bilgisi ve mali duruma ilişkin bilgiler, gelir belgesi, bordro ve benzeri belgeler;
- Çocuk Bilgileri: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve başvurunun değerlendirilmesi için gerekli fiziksel özellik bilgileri;
- Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Çocuğa ilişkin hastalık tanısı, tedavi gördüğü hastane bilgisi, doktor raporları, epikriz özetleri ve görsel/işitsel kayıtlar;
- Başvuru ve Değerlendirme Bilgileri: Başvuru formu bilgileri, başvuru tarihi, talep türü, değerlendirme notları, başvuruya ilişkin beyanlar ve ek belgeler;
- Sosyal ve Ekonomik Durum Bilgileri: Hane yapısı, ihtiyaç durumu, gelir durumu, sosyal inceleme bilgileri ve destek önceliğini belirlemeye yarayan beyan ve belgeler;
- İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, kullanıcı işlem kayıtları, elektronik form erişim bilgileri ve güvenlik kayıtları;
- Hukuki İşlem Bilgileri: İdari veya adli makamlarla yapılan yazışmalar, dava dosyaları, ihtarname ve benzeri hukuki belgeler.
Yukarıda sayılan kişisel verileriniz; internet sitemizdeki başvuru formları, elektronik posta, yüklenen dijital belgeler, fiziki başvuru evrakı, iletişim kanalları, saha incelemeleri ve Vakıf ile yapılan yazışmalar aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanmakta ve işlenmektedir.
Kişisel verileriniz, başta Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde ve ilgili mevzuatta belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Özel nitelikli kişisel veriler bakımından ilgili kişinin açık rızasının bulunması.
Açık rıza gerektiren hallerde, ilgili açık rıza ayrıca ve bu metinden ayrı şekilde alınacaktır.
2. Kişisel Verilerin İşleme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz, Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, KAÇUV tarafından aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda işlenebilecektir:
- Sosyal Hizmet Süreçlerinin Yürütülmesi: Başvurunun alınması, değerlendirilmesi, ihtiyaç ve öncelik durumunun belirlenmesi, yardım kararı verilmesi ve yardımın ulaştırılması;
- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi: Başvuru, değerlendirme, yardım ve hizmet süreçlerine ilişkin bilgilendirme yapılması;
- Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi: Desteklerin kayda alınması, muhasebeleştirilmesi, mutabakat, raporlama ve vergi mevzuatına uyum süreçlerinin yürütülmesi;
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi: Vakıf mevzuatı ve ilgili diğer mevzuattan doğan bildirim, kayıt, denetim ve ispat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi;
- Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi: Başvuru ve hizmet kayıtlarının mevzuata uygun şekilde saklanması ve arşivlenmesi;
- Veri Güvenliği ve İş Sürekliliğinin Sağlanması: Elektronik sistemlerin güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi, kayıtların yedeklenmesi ve iş sürekliliğinin temini;
- Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi: Kanuni yükümlülükler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi;
- İstatistik ve Raporlama: Vakıf faaliyetlerinin planlanması, ölçülmesi ve geliştirilmesi amacıyla istatistiksel değerlendirme yapılması.
3. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Toplanan kişisel verileriniz, hukuken izin verilen hâllerde ve işbu metnin 2’nci maddesinde belirtilen amaçlar çerçevesinde, yurt içinde veya yurt dışında; iş birliği yapılan ve/veya hizmet alınan gerçek veya tüzel kişilere ve belirlenen amaçlarla aktarımın gerekli olduğu diğer üçüncü kişilere aktarılabilmekte ve/veya bu kişilerin erişimine açılabilmektedir.
Bu kapsamda kişisel verileriniz; sosyal hizmet faaliyetlerinin yürütülmesi, etkinlik ve organizasyonların planlanması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, görsel kayıtların arşivlenmesi ve kullanılması, muhasebe ve raporlama süreçleri, bilgi teknolojileri desteği, veri güvenliği, yedekleme, bulut bilişim, e-posta gönderim altyapıları, hukuki danışmanlık, denetim ve mevzuata uyum süreçleri amacıyla;
- muhasebe ve mali müşavirlere,
- yazılım, barındırma, bulut ve yedekleme hizmeti sağlayıcılarına,
- veri güvenliği ve siber güvenlik hizmet sağlayıcılarına,
- posta, kargo ve dağıtım hizmeti sağlayıcılarına,
- hukuk danışmanlarına ve yetkili mercilere,
- yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.
Kişisel verileriniz ayrıca, hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, denetim, ispat ve arşiv yükümlülüklerinin ifası amacıyla talep halinde adli makamlar, idari makamlar ve ilgili kolluk kuvvetleri ile paylaşılabilir.
İş süreçlerimizde kullanılan yazılım, barındırma, e-posta, bulut bilişim, yedekleme veya benzeri hizmetlerin yurt dışı merkezli altyapılar üzerinden sağlanması halinde kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir. Bu tür aktarım işlemleri, Kanun ve ilgili ikincil düzenlemelerde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.
4. Veri Saklama Süresi ve İmha
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca ve işleme amacının gerektirdiği ölçüde saklanır. Saklama süresinin belirlenmesinde ilgili mevzuat, zamanaşımı süreleri, muhasebe ve ispat yükümlülükleri, hukuki uyuşmazlık ihtimalleri ve operasyonel gereklilikler dikkate alınır. Süre sonunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
5. Kişisel Veri Sahibinin Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları
Kanun’un 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili mevzuata uygun işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- İşlemenin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
6. Haklarınızı Kullanma Yöntemi ve İletişim
KVKK kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin taleplerinizi, Vakıf internet sitesinde yer alan Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Vakfımıza iletebilirsiniz. Başvurunuzun imzalı bir nüshasını, kimliğinizi tevsik edici belgeler ile birlikte Harbiye Mah. Cumhuriyet Cad. Beşler Apt. No:44 Kat:2 D:2 Elmadağ / Şişli – İstanbul adresine şahsen veya noter kanalıyla teslim edebilir ya da daha önce Vakfımıza bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden bilgi@kacuv.org adresine iletebilirsiniz.
Vakfımız, başvurunuzu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandıracaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Vakıf tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.
