Gönüllülük Başvuru Formu

KAÇUV GÖNÜLLÜ AYDINLATMA METNİ

Kanserli Çocuklara Umut Vakfı (“Vakıf”) olarak, toplumsal fayda yolunda bizlere destek olan gönüllülerimizin kişisel verilerinin korunmasına büyük önem veriyoruz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hazırladığımız işbu Aydınlatma Metni ile sizleri bilgilendirmeyi amaçlıyoruz.

1. İşlenen Kişisel Verileriniz ve Toplanma Yöntemi

 Kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz gönüllü başvuru formunu doldurmanız veya Vakıf etkinliklerine katılımınız aracılığıyla;

• Kimlik Bilgileri: Ad-soyad, doğum tarihi, TCKN,
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, iletişim adresi,
• Eğitim ve Meslek Bilgileri: Öğrenim durumu,
• Görsel ve İşitsel Bilgiler: Gönüllülük faaliyetleri ve etkinlikler sırasında alınan fotoğraf ve video kayıtları,
• Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Kan grubu bilgisi

Kişisel verileriniz; gönüllü başvuru formları, elektronik ortamlar ve fiziki formlar aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanmakta olup, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan işleme şartları çerçevesinde işlenmektedir.

Özel nitelikli kişisel verileriniz ise yalnızca açık rızanıza dayanılarak işlenmektedir.

2. Veri İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Toplanan kişisel verileriniz, Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, KAÇUV tarafından aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda işlenebilecektir:

• Gönüllülük Süreçlerinin Yönetimi: Gönüllü kaydınızın oluşturulması, gönüllülük faaliyetlerinin planlanması, görev dağılımının yapılması ve koordinasyonun sağlanması. Bu kapsamda kişisel verileriniz, Vakfın meşru menfaati ve somut duruma göre sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.
• İletişim ve Organizasyon Faaliyetleri: Gönüllülük faaliyetleri, etkinlikler ve organizasyonlara ilişkin bilgilendirme yapılması. Bu kapsamda iletişim bilgileriniz, Vakfın meşru menfaati ve/veya gerekli hâllerde açık rızanız çerçevesinde işlenebilir.
• Kan Grubu Bilgisinin İşlenmesi: Kan grubu bilginiz, yalnızca gönüllülük faaliyetlerinin organizasyonu, acil durumlarda iletişim kurulması ve gönüllü koordinasyonunun sağlanması amacıyla, açık rızanıza dayanılarak işlenir.
• Görsel ve İşitsel Kayıtların İşlenmesi: Etkinliklerde alınan fotoğraf ve video kayıtlarınız, Vakıf faaliyetlerinin belgelenmesi, arşivlenmesi, tanıtımı ve duyurulması amacıyla, açık rızanıza dayanılarak işlenir.
• Mevzuat Uyumu: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bildirim yapılması veya mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, kanunlarda açıkça öngörülmesi hukuki sebebine dayanılarak işlenebilir.
• Hukuki Süreçler ve Saklama: Talep, itiraz, ihtilaf ve resmi yazışmaların yürütülmesi, kayıtların saklanması ve arşivlenmesi amacıyla, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

3. Kişisel Verilerin Aktarılması

Toplanan kişisel verileriniz, hukuken izin verilen hâllerde ve işbu metnin 2’nci maddesinde belirtilen amaçlar çerçevesinde, yurt içinde veya yurt dışında; iş birliği yapılan ve/veya hizmet alınan gerçek veya tüzel kişilere ve belirlenen amaçlarla aktarımın gerekli olduğu diğer üçüncü kişilere aktarılabilmekte ve/veya bu kişilerin erişimine açılabilmektedir.

Bu kapsamda kişisel verileriniz; gönüllülük süreçlerinin yürütülmesi, etkinlik ve organizasyonların planlanması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, görsel kayıtların arşivlenmesi ve kullanılması, muhasebe ve raporlama süreçleri, bilgi teknolojileri desteği, veri güvenliği, yedekleme, bulut bilişim, e-posta gönderim altyapıları, hukuki danışmanlık, denetim ve mevzuata uyum süreçleri amacıyla;

• muhasebe ve mali müşavirlere,
• yazılım, barındırma, bulut ve yedekleme hizmeti sağlayıcılarına,
• veri güvenliği ve siber güvenlik hizmet sağlayıcılarına,
• posta, kargo ve dağıtım hizmeti sağlayıcılarına,
• hukuk danışmanlarına ve yetkili mercilere,
• yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.

Kişisel verileriniz ayrıca, hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, denetim, ispat ve arşiv yükümlülüklerinin ifası amacıyla talep halinde adli makamlar, idari makamlar ve ilgili kolluk kuvvetleri ile paylaşılabilir.

İş süreçlerimizde kullanılan yazılım, barındırma, e-posta, bulut bilişim, yedekleme veya benzeri hizmetlerin yurt dışı merkezli altyapılar üzerinden sağlanması halinde kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir. Bu tür aktarım işlemleri, Kanun ve ilgili ikincil düzenlemelerde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.

4. Veri Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca ve işleme amacının gerektirdiği ölçüde saklanır. Saklama süresinin belirlenmesinde ilgili mevzuat, zamanaşımı süreleri, muhasebe ve ispat yükümlülükleri, hukuki uyuşmazlık ihtimalleri ve operasyonel gereklilikler dikkate alınır. Süre sonunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

5. Kişisel Veri Sahibinin Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

 Kişisel veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

6. Haklarınızı Kullanma Yöntemi ve İletişim

KVKK kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin taleplerinizi, Vakıf internet sitesinde yer alan Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Vakfımıza iletebilirsiniz. Başvurunuzun imzalı bir nüshasını, kimliğinizi tevsik edici belgeler ile birlikte Harbiye Mah. Cumhuriyet Cad. Beşler Apt. No:44 Kat:2 D:2 Elmadağ / Şişli – İstanbul adresine şahsen veya noter kanalıyla teslim edebilir ya da daha önce Vakfımıza bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden bilgi@kacuv.org adresine iletebilirsiniz.

Vakfımız, başvurunuzu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandıracaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Vakıf tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

GÖNÜLLÜ AÇIK RIZA BEYANI

Kanserli Çocuklara Umut Vakfı tarafından tarafıma sunulan Gönüllü Aydınlatma Metni’ni okuduğumu, anladığımı ve bu kapsamda bilgilendirildiğimi kabul ederim.

Bu bilgilendirme çerçevesinde; gönüllülük başvurusu ve gönüllülük süreçleri kapsamında kendi isteğimle beyan ettiğim kan grubu bilgimin, yalnızca gönüllülük faaliyetlerinin planlanması, acil durumlarda benimle iletişime geçilebilmesi, etkinlik organizasyonlarının sağlıklı yürütülmesi ve gönüllü koordinasyonunun sağlanması amaçlarıyla işlenmesine, kaydedilmesine ve saklanmasına; gönüllülük faaliyetleri ve etkinlikler sırasında alınan fotoğraf ve video kayıtlarımın, Vakıf faaliyetlerinin belgelenmesi, duyurulması, raporlanması ve arşivlenmesi amacıyla işlenmesine, kullanılmasına ve saklanmasına; yukarıda belirtilen verilerimin gönüllülük süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetleri, muhasebe ve raporlama, hukuki işlemler, bilgi teknolojileri desteği, veri güvenliği, yedekleme ve arşivleme amaçlarıyla Vakıf tarafından hizmet alınan üçüncü kişilere ve gerekli olması hâlinde yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara yurt içinde veya yurt dışında aktarılmasına bilgilendirilmiş, belirli bir konuya ilişkin, özgür irademe dayalı açık rıza verdiğimi kabul ve beyan ederim.

Açık rızamı dilediğim zaman Vakfa başvurarak geri alabileceğimi; geri alma beyanımın Vakfa ulaştığı tarihten sonraki işleme faaliyetleri bakımından sonuç doğuracağını bildiğimi kabul ve beyan ederim.